La requête contient des éléments suivants:

• identification complète du demandeur
• exposé de la nature et des circonstances du litige
• indication de l’objet de la demande et, si possible, du ou des montants réclamés
• informations sur le nombre d’arbitres et leur choix, le lieu, la ou les règles de droit applicables et la langue de l’arbitrage.

La réponse du défendeur à la demande d’arbitrage

Elle indique les éléments suivants :

• Identification complète du défendeur,
• Ses observations sur la nature et les circonstances du litige,
• Sa position sur les décisions sollicitées,
• Choix des arbitres et leur nombre,
• Indication des lieu et langue de l’arbitrage, droit applicable
• Demande reconventionnelle, s’il y a lieu.

Désignation du ou des arbitres

Le Tribunal comprend un (01) ou trois (03) arbitres

• Les parties y procèdent d’accord parties,
• A défaut d’accord entre les parties, le Comité Technique y pourvoit.
• Signature d’une déclaration d’indépendance et de disponibilité.

Confirmation des arbitres par le Comité technique

Transmission du dossier au Tribunal arbitral

• Tenue de la première audience et signature de l’acte de mission,
• Production des mémoires, instruction du dossier et clôture des débats,
• Dépôt d’un projet de sentence pour communication au Comité Technique.

Examen du projet de sentence par le Comité Technique

Etablissement de la sentence arbitrale

La sentence est rendue dans un délai de six (06) mois à compter de la date de signature de l’acte de mission par les parties, pour la procédure ordinaire.

L’arbitrage est une procédure conventionnelle de règlement de litige. Les parties doivent donc se mettre d’accord sur le recours à l’arbitrage au CECAM :

Avant la survenance du litige

Le contrat signé entre les parties doit contenir une clause compromissoire. Cette clause est un acte par lequel les parties à un contrat décident de soumettre à l’arbitrage tout différend relatif à ce contrat. Pour éviter toute difficulté de mise en œuvre, le CECAM met à votre disposition des modèles de clauses compromissoires.

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Après la survenance du litige

Dans cette hypothèse, les parties saisissent le CECAM par un compromis d’arbitrage, qui est l’expression de leur commune volonté de soumettre à l’arbitrage un litige qui a déjà commencé et pour lequel aucune clause compromissoire n’a été prévue préalablement.

Les parties peuvent convenir de faire désigner un Tribunal arbitral composé d’un ou de trois arbitres. A défaut d’accord, Le Comité Technique, conformément au règlement d’arbitrage du CECAM, fixe le nombre d’arbitres.

Les arbitres sont désignés par les parties ou à défaut d’accord entre elles, par le Comité Technique. Si le Tribunal arbitral compte trois arbitres, chaque partie propose un arbitre, puis les deux arbitres ainsi désignés choisissent le président du tribunal arbitral. A défaut d’accord desdits arbitres, le Président pourra être nommés par le Comité d’arbitrage.

Le CECAM fixe les provisions pour frais et honoraires de la procédure selon le barème en vigueur. Les parties sont alors invitées à régler les provisions sur honoraires, demandées par le CECAM, afin de pouvoir déclencher la procédure.

Dès transmission du dossier au Tribunal arbitral, celui-ci convoque la première audience, au cours de laquelle l’acte de mission, qui définit le périmètre de l’arbitrage, est élaboré. Il précise les questions que le Tribunal arbitral doit trancher. Les règles de procédure et le calendrier de l’arbitrage. L’acte de mission est signé par les parties et le Tribunal arbitral.

Le calendrier et le nombre de mémoires et audiences sont fixés d’un commun accord avec les parties par le Tribunal arbitral. Après les échanges de mémoires et la tenue des audiences, le tribunal procède à la clôture des débats. Il y a deux principales audiences dans une procédure d’arbitrage : l’audience pour l’élaboration de l’acte de mission et l’audience de plaidoirie et de clôture des débats.

La sentence est la décision, par laquelle les arbitres tranchent les questions litigieuses qui leur ont été soumises par les parties. Elle a autorité de chose jugée et peut faire l’objet d’une exécution forcée, après avoir été revêtue de l’exequatur. Elle n’est pas susceptible d’appel. Seul un recours en annulation peut être dirigé contre elle, dans des conditions limitativement énumérées.